Datenschutzerklärung

Diese Erklärung informiert nach Art. 13 und 14 DSGVO darüber, wie personenbezogene Daten verarbeitet werden, wenn Sie die Website von AllMailHub besuchen, ein Konto anlegen und den Dienst nutzen. AllMailHub bindet E-Mail-Postfächer an, die Sie bei Dritten unterhalten; die Verarbeitung Ihrer E-Mail-Inhalte und Postfach-Zugangsdaten steht deshalb im Mittelpunkt (Abschnitte 5 und 6).

1. Verantwortlicher

Andre Siebert
Mönchhaldenstraße 54, 71134 Aidlingen, Deutschland
E-Mail: info@allmailhub.com

2. Grundsätze

• Die Datenübertragung zwischen Ihrem Gerät und dem Dienst erfolgt verschlüsselt (TLS).
• Postfach-Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert (AES-256-GCM); näher dazu Abschnitt 5.
• E-Mail-Inhalte werden für die Funktionen des Dienstes verarbeitet. Eine inhaltliche Auswertung zu Werbezwecken findet nicht statt.
• Betrieb und primäre Speicherung erfolgen in den Niederlanden; verschlüsselte Offsite-Backups werden in Deutschland gespeichert. Weitere Empfänger sind in Abschnitt 11 benannt.

3. Aufruf der Website und der Anwendung

Server-Logdateien

Beim Aufruf verarbeitet der Server automatisch übermittelte Informationen: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Ressource, HTTP-Statuscode, übertragene Datenmenge, Referrer sowie Browser- und Betriebssystemkennung. Dies ist technisch erforderlich, um die Seite auszuliefern, die Systemsicherheit zu gewährleisten und Missbrauch (z. B. automatisierte Angriffe) zu erkennen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren und stabilen Betrieb). Logeinträge werden in der neuen Betriebsrichtlinie spätestens nach sieben Tagen gelöscht. Gesonderte Sicherheitsereignisse werden höchstens 90 Tage aufbewahrt. Die Aktivierung dieser Regeln im laufenden Betrieb ist noch zu bestätigen.

Speicher im Browser (Local Storage)

Die Web-Anwendung verwendet die Cookies „mailhub_access“ (Laufzeit bis zu sieben Tage) und „mailhub_refresh“ (bis zu 30 Tage) zur Anmeldung und Sitzungsverwaltung. Beim Erneuern der Sitzung werden die Laufzeiten erneut gesetzt; beim Abmelden werden die Cookies entfernt. Die Sitzungsverwaltung dient der Erfüllung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Für die hierzu erforderlichen Zugriffe auf Ihr Gerät gilt § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.

Im lokalen Browser-Speicher werden außerdem Sprache, Darstellungsoptionen und Entwürfe zur Wiederherstellung noch nicht versandter Nachrichten gespeichert. Entwurfsdaten können Empfänger, Betreff und Nachrichtentext enthalten. Lokal gespeicherte Daten werden durch eine serverseitige Kontolöschung nicht automatisch von Ihrem Gerät entfernt; Sie können sie über die Website-Datenverwaltung Ihres Browsers löschen.

Hosting

Die Anwendung und Datenbank werden auf einem Server der Scaleway S.A.S., 8 rue de la Ville l'Évêque, 75008 Paris, Frankreich, am Serverstandort Niederlande betrieben. Verschlüsselte Offsite-Backups werden auf einer Storage Box der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, gespeichert. Beide Unternehmen werden als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO eingesetzt. Vollständige Liste unter Unterauftragnehmer.

4. Registrierung und Konto

Für die Nutzung legen Sie ein Konto an. Verarbeitet werden: E-Mail-Adresse, ein gehashtes Passwort, Name, Zeitpunkt und IP-Adresse der Registrierung, Kontostatus und -einstellungen sowie – bei Aktivierung – die für die Zwei-Faktor-Authentifizierung nötigen Angaben (z. B. TOTP-Schlüssel). Zweck ist die Bereitstellung und Absicherung des Kontos; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag) sowie hinsichtlich der Sicherheitsangaben Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Für Passwort-Zurücksetzung und Kontoreaktivierung werden zeitlich befristete Token gespeichert.

Name, E-Mail-Adresse und Passwort sind für die Registrierung erforderlich. Ohne diese Angaben können wir kein Konto bereitstellen. Für die Anbindung eines Postfachs benötigen wir dessen Verbindungs- und Anmeldedaten; ohne diese Angaben kann das jeweilige Postfach nicht genutzt werden.

Bei der Passwortprüfung wird der Anfang des SHA-1-Hashes Ihres eingegebenen Passworts (fünf Hex-Zeichen) vom Server an den Dienst Pwned Passwords von Have I Been Pwned übermittelt; der Treffervergleich erfolgt bei uns. Weder das Passwort noch der vollständige Hash oder Ihre E-Mail-Adresse wird dabei an diesen Dienst übermittelt. Zweck ist der Schutz vor bereits bekannt gewordenen Passwörtern (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Wird Cloudflare Turnstile im Registrierungsformular angezeigt, erhält Cloudflare technische Verbindungs- und Gerätesignale, insbesondere IP-Adresse, Browserkennung und Website-Herkunft, zur Abwehr automatisierter Zugriffe. Die Absicherung der Registrierung dient unserem berechtigten Interesse am Missbrauchsschutz (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Cloudflare beschreibt in seiner Turnstile-Datenschutzerklärung auch eigene Verarbeitungszwecke. Der konkrete Vertrag, die Aktivierung und die Übermittlungsgrundlagen sind vor dem öffentlichen Einsatz noch zu bestätigen.

5. Anbindung Ihrer Postfächer – Zugangsdaten

Wenn Sie ein Postfach anbinden, verarbeiten wir die dafür nötigen Verbindungsdaten: Server­adressen und Ports für IMAP und SMTP, Benutzername sowie das Passwort bzw. ein App-spezifisches Passwort oder – wo unterstützt – ein OAuth-Token.

Warum die Zugangsdaten entschlüsselbar gespeichert werden: Damit AllMailHub neue Nachrichten auch dann abrufen kann, wenn Sie nicht angemeldet sind (u. a. für Synchronisation und Push), muss der Dienst sich fortlaufend selbständig bei Ihrem Postfach anmelden. Ein reines, nicht umkehrbares Hashing – wie bei Ihrem AllMailHub-Passwort – ist dafür technisch nicht möglich. Die Zugangsdaten werden daher mit AES-256-GCM verschlüsselt in der Datenbank abgelegt und nur für den jeweiligen Verbindungsvorgang serverseitig entschlüsselt. Das bedeutet: Ein technischer Zugriff auf die Klartext-Zugangsdaten durch den Betreiber ist grundsätzlich möglich. Die Verschlüsselung ist keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung Ihrer Nachrichten.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – die Verarbeitung ist zur Erfüllung des Nutzungsvertrags erforderlich. Wo Ihr Anbieter es anbietet, empfehlen wir App-Passwörter oder OAuth. Sie können ein angebundenes Postfach jederzeit in den Einstellungen entfernen; die zugehörigen Zugangsdaten werden dann gelöscht.

6. Verarbeitung Ihrer E-Mails, Kontakte und zugehörigen Daten

Für die Bereitstellung des Dienstes verarbeiten wir die folgenden Daten. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO betrifft dabei die Daten unseres Vertragspartners. Für Daten anderer Nachrichtenteilnehmer sind die Rechtsgrundlagen und die datenschutzrechtliche Rollenverteilung gesondert festzulegen; diese Prüfung ist vor dem öffentlichen Start noch abzuschließen.

• Nachrichten: Kopfdaten (Absender, Empfänger, Betreff, Datum), Nachrichtentext und Anhänge werden per IMAP abgerufen und – zur konten­übergreifenden Suche und Anzeige – als Kopie gespeichert. Nachrichten liegen in der Datenbank, Anhänge im Objektspeicher; ein gesonderter Suchindex kann Nachrichteninhalte enthalten. Löschen oder Verschieben in AllMailHub wirkt je nach Aktion auf die gespeicherte Kopie und auf das Postfach beim Anbieter.
• Ordner: Die in Ihrem Postfach vorhandenen Ordner werden erkannt und synchronisiert.
• Kontakte: Aus dem E-Mail-Verkehr und Ihren Eingaben werden Kontaktdaten (Name, Adresse, Häufigkeit des Kontakts) erkannt und zentral gespeichert.
• Spamfilter: Gesperrte Absenderadressen werden gespeichert. Bei aktiviertem Spamfilter werden außerdem Nachrichteninhalte und Kopfdaten automatisiert auf Spam geprüft. Markierungen als Spam oder als erwünschte Nachricht können zur Anpassung des kontobezogenen Filters verwendet werden.
• Newsletter-Funktionen: Wiederkehrende Absender werden als Newsletter erkannt; auf Ihre Anforderung wird eine Abmeldung ausgelöst (u. a. über den Listen-Unsubscribe-Standard).
• Versand: Von Ihnen verfasste Nachrichten werden über den SMTP-Server Ihres Anbieters versendet und – soweit möglich – im Ordner „Gesendet" Ihres Postfachs abgelegt. Signaturen, geplante Sendungen, Regeln und Entwürfe werden gespeichert.
• HTML-Darstellung: E-Mail-Inhalte werden in einer abgeschotteten Umgebung (Sandbox-iframe) und nach Bereinigung durch einen HTML-Filter (DOMPurify) angezeigt, um Schadcode zu unterbinden. Extern eingebettete Inhalte (z. B. Trackingpixel, entfernte Bilder) werden abhängig von Ihrer Einstellung zur Blockierung entfernter Bilder geladen. Beim Laden kann der externe Anbieter insbesondere Ihre IP-Adresse und den Abrufzeitpunkt erhalten und den Abruf einer bestimmten Nachricht zuordnen.

Termine aus Kalendereinladungen werden für die Kalenderfunktion erkannt und gespeichert. Zur automatischen Postfach-Konfiguration wird die Domain der E-Mail-Adresse bei Thunderbird ISPDB und gegebenenfalls beim Domainanbieter abgefragt. Für Absenderlogos fragt der Server die Absenderdomain bei DuckDuckGo und gegebenenfalls Google ab. Dabei wird die Domain übermittelt, nicht die vollständige Nachricht. Newsletter-Abmeldungen können eine Anfrage an die im Newsletter bezeichnete Adresse auslösen.

Beim aktivierten Linkschutz können Domains über Spamhaus per DNS geprüft werden. Ist die Auflösung von Kurzlinks aktiviert, ruft der Server den vollständigen Kurzlink einschließlich Pfad und Parametern ab. Der Kurzlinkanbieter erhält dabei die Server-Verbindungsdaten; ein individueller Link kann den Abruf einem Empfänger zuordnen. Auch der Spamfilter ist für externe Domain-/IP-Prüfungen und die Auflösung von Kurzlinks konfiguriert. Diese Verarbeitung dient der Erkennung schädlicher Nachrichten und Links. Die tatsächlich aktiven externen Filterdienste und ihre Rechtsgrundlagen sind im Betrieb noch abzugleichen.

Es findet keine inhaltliche Auswertung Ihrer Nachrichten zu Profiling- oder Werbezwecken statt.

7. Echtzeit-Benachrichtigungen und Push

Im Browser werden neue Nachrichten über eine direkte, verschlüsselte Verbindung zum Dienst signalisiert (WebSocket); hierbei ist kein Drittanbieter beteiligt.

Mobile Push-Benachrichtigungen werden bei Nutzung der Funktion unter Android über Firebase Cloud Messaging (Google) und unter iOS direkt über den Apple Push Notification service zugestellt. Dabei werden Geräte-Push-Token, Absender, Betreff und gegebenenfalls ein Textausschnitt der Nachricht sowie interne Nachrichten- und Postfachkennungen an den jeweiligen Push-Anbieter übermittelt. Eine Verarbeitung in den USA ist möglich. Für diese Inhaltsübermittlung ist eine gesonderte Einwilligung vorgesehen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die verständliche Information, der Nachweis und die jederzeitige Widerrufsmöglichkeit sind anhand der mobilen Anwendungen noch zu überprüfen; eine bloße Betriebssystemfreigabe für Mitteilungen ersetzt diese Prüfung nicht. Zu den Drittlandgarantien siehe Abschnitt 11.

8. Kontakt, Kündigung und Widerruf

Bei einer Kontaktaufnahme verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten und Ihr Anliegen zur Bearbeitung der Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO). Die öffentlichen Vertragsfunktionen speichern Name, Kontakt-E-Mail, Vertragsbezeichnung, Inhalt der Erklärung und Eingangszeitpunkt sowie bei Kündigungen den gewünschten Endtermin, die Kündigungsart und einen angegebenen Grund. Diese Angaben werden zur Bearbeitung, Bestätigung und zum Nachweis Ihrer Erklärung benötigt (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO, §§ 312k, 356a BGB). Der Eingang ist unabhängig vom anschließenden E-Mail-Versand. Bei einem Paddle-Kauf ist die Zuordnung und Bearbeitung gegenüber Paddle zusätzlich erforderlich.

9. Zahlungsabwicklung

Kostenpflichtige Tarife sollen über die im Checkout benannte Paddle-Gesellschaft als „Merchant of Record" abgewickelt werden. Paddle erhebt und verarbeitet die für den Kauf nötigen Daten (u. a. Name, Rechnungsanschrift, E-Mail-Adresse, Zahlungsmittel, Transaktions- und Steuerdaten) in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortung; es gelten die Datenschutzhinweise von Paddle. Der Anbieter erhält von Paddle die zur Vertrags- und Kontoverwaltung nötigen Informationen (z. B. gebuchter Tarif, Zahlungsstatus, Abrechnungszeitraum, Rechnungsnummer). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie – für die Aufbewahrung von Rechnungsunterlagen – Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit steuer- und handelsrechtlichen Pflichten.

Der Checkout verwendet das von Paddle geladene JavaScript. Derzeit ist nur die Sandbox-Abwicklung vorbereitet; ein produktiver Kauf wird gesondert freigeschaltet.

10. Transaktions-E-Mails

Zur Kontoführung versenden wir E-Mails wie Registrierungsbestätigung, Verifizierung, Passwort-Zurücksetzung, Sicherheitshinweise und Vertrags- bzw. Änderungsmitteilungen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, bei gesetzlich erforderlichen Vertragsbestätigungen Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Der Versand erfolgt über den eigenen Mailserver auf Infrastruktur von Hetzner in Deutschland. Empfängeradresse und Inhalt werden dabei auch vom Mailanbieter des Empfängers verarbeitet.

11. Empfänger und Drittlandübermittlungen

Empfänger Ihrer Daten sind die in der Unterauftragnehmer-Liste genannten Dienstleister sowie – auf Ihre Anforderung – der jeweilige Postfach-Anbieter beim Abruf und Versand von Nachrichten.

• Google (Firebase Cloud Messaging): mögliche Übermittlung in die USA. Die Firebase-Vertragsunterlagen verweisen auf das EU-US Data Privacy Framework und gegebenenfalls Standardvertragsklauseln. Welche Vertragsgesellschaft und Garantien für den konkret eingesetzten Dienst gelten, ist noch anhand des vorhandenen Vertrags zu bestätigen. Dasselbe gilt für Apple Push und Cloudflare.
• Paddle: Für das Vereinigte Königreich besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission. Dieser deckt keine anschließenden Übermittlungen in andere Länder automatisch ab; diese beschreibt Paddle in seinen Datenschutzhinweisen.
• Postfach-Anbieter: Bei einer Verarbeitung außerhalb der EU/des EWR sind vor der Anbindung die konkrete Übermittlungsgrundlage und erforderlichen Garantien zu prüfen. Die Auswahl eines Anbieters allein ersetzt diese Prüfung nicht. Eine pauschale Berufung auf Art. 49 Abs. 1 lit. b DSGVO für die regelmäßige Synchronisation erfolgt nicht.

12. Speicherdauer

Die Fristen für Logs und Kontodaten betreffen die aktiven Systeme. Eine zuvor erstellte Sicherung kann diese Daten bis zum Ablauf ihrer eigenen Aufbewahrungsfrist noch enthalten; Sicherungen werden nicht für den regulären Betrieb verwendet.

Kontolöschung: Nach Anstoß der Löschung wird das Konto in einen Lösch-Vormerkstatus versetzt und kann innerhalb von 30 Tagen wiederhergestellt werden; danach beginnt die endgültige Löschung. Scheitert die Entfernung von Anhängen oder Suchdaten, wird die Löschung erneut versucht; der Datensatz wird nicht vorzeitig als vollständig gelöscht behandelt. Sicherheits- und Vertragsnachweise unterliegen ihren gesonderten Fristen. Backups werden nach der obigen Richtlinie entfernt. Die Postfächer beim Drittanbieter bleiben unberührt.

Zusätzliche Bestände des Spamfilters und die physische Bereinigung gelöschter Objekte sind im Betrieb noch zu prüfen. Die derzeit vorbereiteten Löschpfade allein belegen ihre vollständige Entfernung nicht.

13. Ihre Rechte

Ihnen stehen nach der DSGVO folgende Rechte zu:

• Auskunft über die zu Ihnen verarbeiteten Daten (Art. 15)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16)
• Löschung (Art. 17) und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21) aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3); die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung vor dem Widerruf bleibt unberührt

Viele dieser Rechte können Sie unmittelbar im Konto ausüben: Datenexport als MBOX/EML, Löschen einzelner Nachrichten, Entfernen von Postfächern, Anpassen der Einstellungen und Kontolöschung. Darüber hinaus erreichen Sie uns unter info@allmailhub.com.

14. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig für den Verantwortlichen ist:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Heilbronner Straße 35, 70191 Stuttgart
Telefon: 0711/615541-0, E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de

Kontakt und Beschwerdemöglichkeiten des LfDI Baden-Württemberg

15. Datensicherheit

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen nach dem Stand der Technik, u. a. TLS für den Website-Zugriff, AES-256-GCM-Verschlüsselung der gespeicherten Postfach-Zugangsdaten, Zugriffsbeschränkungen, Rate-Limiting, serverseitige Bereinigung von E-Mail-HTML sowie die optionale Zwei-Faktor-Authentifizierung für Ihr Konto.

16. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Verarbeitung oder die Rechtslage ändert. Es gilt jeweils die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir angemeldete Nutzer zusätzlich in Textform.